¿Cómo utilizar correctamente el correo electrónico de tu empresa?

El uso correcto del correo electrónico

Para nadie es un secreto que gran parte del auge del correo electrónico se debe a su carácter instantáneo, ya que el mensaje que deseamos transmitir puede llegar al destinatario con sólo tocar el botón de envío. Sin embargo, esa ventaja puede ser desfavorable si cometemos una serie de errores al enviar un correo electrónico; errores que pueden hasta causar la pérdida de una venta o de un buen cliente.

En este nuevo artículo que hoy traemos para ustedes, les presentamos una serie de consejos que se deben tomar en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico.

Para nadie es un secreto que gran parte del auge del correo electrónico se debe a su carácter instantáneo.

Escoge o utiliza las palabras adecuadas

Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara. Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras. Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse a través del ciberespacio.

Coloca siempre un saludo en el cuerpo del mensaje

No por ser enviado mediante un medio electrónico el mensaje se considera informal. Es necesario siempre al escribir el cuerpo del mensaje hacer un saludo como “Estimado señor Pérez” como sucede en las cartas enviadas en papel. Puede incluso escribir sólo “Estimado Juan” o “Juan”. Si falta este detalle, puede que el destinatario sienta que el mensaje es algo frío.

Evitar escribir un asunto no pertinente al tema del mensaje

No es el objetivo escribir cualquier idea en el espacio correspondiente a “asunto”. Éste debe ser pertinente a su mensaje. Con sólo decir “Hola” o “Ayuda” el receptor no sabrá de qué trata el mensaje. Además, de no parecer muy profesional.

No por ser enviado mediante un medio electrónico el mensaje se considera informal

Escribir siempre el asunto

En este sentido, es necesario escribir en el apartado correspondiente al asunto una idea general del mensaje que deseamos trasmitir para que el destinatario lo lea con prontitud. Existen personas que reciben cientos de mensajes al día, y puede ser que al ver el asunto en blanco piense que es un “span” o correo indeseado y no lo lea. Por eso se dice que el asunto es como un gancho para que el contenido del correo electrónico sea tomado en cuenta a la mayor brevedad posible.

Cambiar el asunto después de varios forward

Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su originador y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde. En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie. Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto. No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por un vendedor de coche a su cliente puede ser: Asunto: Precio de coche nuevo. Sin embargo, puede que la respuesta del cliente incluya preguntas sobre las extras. La respuesta del vendedor debe incluir Asunto: RV: Precio de coche nuevo y extras.  Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Además, es necesario añadir más detalles al encabezamiento para que el destinatario encuentre un documento específico en su fólder de mensajes sin tener que buscar cada uno de los mensajes enviados por una determinada persona.

Esperamos que éstos sencillos consejos te sirvan y que los puedas poner práctica.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *